Vraag van Universiteit Leiden
Universiteit Leiden heeft ieder jaar nieuwe bestuurders in haar organisatie. Deze mensen zijn niet nieuw in de organisatie, maar wel nieuw in de rol van bestuurder. Daarom wordt een leergang voor deze invloedrijke mensen georganiseerd waarin onder andere uitleg wordt gegeven over financieel beleid, HRM beleid, afspraken en wat wordt verwacht van je. Tijdens de klassikale bijeenkomsten bleek regelmatig dat de deelnemers niet allemaal goed op de hoogte zijn van de structuur van de organisatie en afspraken in de organisatie. Dat resulteerde erin dat de verantwoordelijke voor HRM beleid en financieel beleid dit tijdens de klassikale bijeenkomsten ieder keer opnieuw uitleggen. Vanuit deze directeuren is de vraag gekomen of het niet anders kon, zodat ze de tijd met nieuwe bestuurders kunnen gebruiken om de verdieping op te zoeken. Aan Let’s Learn! werd de vraag gesteld om daarbij te helpen.
Uitwerking
Samen met de opdrachtgever heeft Let’s Learn! deze vraag geanalyseerd. Daarbij hebben we eerst uitgebreid bekeken wie de doelgroep is en wat van belang is voor de nieuwe bestuurders. Daarna hebben we geïnventariseerd welke basiskennis noodzakelijk is bij aanvang van de leergang en welke onderwerpen vragen bij bestuurders oproepen. Vervolgens zijn deze onderwerpen gerubriceerd en opgedeeld in behapbare kennisblokjes. Daarbij hebben we gefocust op de onderwerpen die ook regelmatig elders uitgelegd moeten worden. Daardoor is er tijdens de bijeenkomsten van de leergang meer ruimte voor verdieping ontstaan.
Oplossing
Er is een reeks van tien microlearningsvideo’s gemaakt. Daaronder zit een animatie, video’s waarin leden van het College van Bestuur en interne specialisten uitleg geven. Deze video’s worden ondersteund door extra beelden, voice over en animaties. De video’s gaan in op zaken zoals Veilig Werkklimaat, Bedrijfsvoering, Organisatie Universiteit. De video’s geven in 2 tot 3 minuten korte uitleg over het onderwerp.
Gebruik
De Universiteit Leiden heeft de video’s per mail verzonden aan de deelnemers van de leergang, de nieuwe bestuurders. Ook zijn er een video’s met een lid van het College van Bestuur vertoond tijdens workshops bij de start van de bijeenkomst. De video’s worden ook in een online leermanagement systeem ondergebracht.
Evaluatie
De video’s zijn goed bekeken voor de start van de eerste bijeenkomst. Ook in de periode tussen de verschillende bijeenkomsten worden de video’s bekeken. Er is tijd ontstaan voor verdieping tijdens de klassikale bijeenkomsten. Een paar video’s zijn gebruikt om andere bijeenkomsten te starten. Deze werden enthousiast ontvangen met de woorden: prettig, kort en krachtig. Universiteit van Leiden gaat met deze manier van kennis delen door.
Reactie Jasmijn Mioch, Opleidingscoordinator HRM Learning & Development bij Universiteit Leiden: Let’s Learn! heeft ons geholpen om van best wel droge kost, informatieve en aantrekkelijke microlearnings te maken. Ons doel is absoluut bereikt: deelnemers aan onze leiderschapstrajecten kunnen nu in hun eigen tijd op laagdrempelige wijze kennis op doen. Hierdoor blijft er tijdens de klassikale bijeenkomsten tijd over om echt de diepte in gaan en een inhoudelijk gesprek te voeren met onze interne specialisten op het gebied van HR en Financiën. Helma weet wat ze doet en biedt overzicht en structuur.
Meer cases lezen? kijk dan ook naar: Partners voor Jeugd implementeert visie zicht op veiligheid of SPRYG: microlearnings voor goede start opleiding of Project SEDECR: microlearnings voor zorg
