Vraag uitleg van Maatregel van OTS

We merken dat het lastig is voor onze jeugdzorgwerkers om te begrijpen waarom ze aan goede dossiervoering moeten doen tijdens de uitvoering van Ondertoezichtstelling (OTS). Als een dossier niet op orde is, geeft dit problemen als er verantwoording moet worden afgelegd. Er kan dan geen goede verantwoording zijn naar cliënten, de kinderrechter of de tuchtrechter. Het is ook een ingewikkeld proces. Het begint met een uitspraak van de Kinderrechter die de maatregel Ondertoezichtstelling (OTS) oplegt. Dit is de opdracht die de jeugdzorgwerker moet uitvoeren. Dat doet hij samen met het gezin en de mensen om hen heen. We willen dat jeugdzorgwerkers heel doelgericht en planmatig werken volgens de Plan-do-check-act-cyclus.  En dat willen we jeugdzorgwerkers goed uitleggen. Kunnen jullie ons helpen? We willen graag een video waarin de stappen in dit proces en de samenhang van alles goed uitleggen.

Uitwerking

Samen met de opdrachtgever is de vraag geanalyseerd. Daarbij is met praktijkmensen en juridische trainers bekeken wat er allemaal speelt bij het werk van uitvoeren van OTS. Wat maakt het moeilijk om als medewerkers vat te krijgen op het werk? Waar lopen ze tegenaan? Op basis van de al eerder gemaakte persona’s is vervolgens de leerjourney uitgewerkt.

Oplossing om OTS en plan-do-check-act uit te leggen

We hebben met de opdrachtgever bepaald hoe we het leerdoel het beste vorm kunnen geven. In eerste instantie werkten we met een schets waarin werd weergegeven wat er allemaal gebeurt bij het starten van het werk voor een jongere/gezin. Al snel bleek dat dit niet de juiste weg was om alle zaken duidelijk te maken en inzichtelijk te krijgen. Tijdens een tweede sessie is uitgebreid doorgenomen dat wellicht een tijdlijn in de vorm van een klok beter inzicht geeft in wat er allemaal komt kijken bij de opdracht. De klok staat symbool voor de 12 maanden van een jaar. Op basis hiervan is een plaat gemaakt waarin alle zaken zijn vastgelegd inclusief de samenhang tussen de acties, de Kritische Prestatie Indicatoren en de verschillende beslismomenten. Vervolgens is de tekst gemaakt waarmee we de plaat uitleggen. Deze woorden zijn verwerkt tot een podcast en een video.

Gebruik

Medewerkers krijgen op verschillende manieren ondersteuning bij het uitvoeren van hun taak. Zo volgen alle nieuwe medewerker een verplichte opleiding. De trainers gebruiken inmiddels daarbij de plaat over de Uitvoering van OTS. De plaat is integraal opgenomen in verschillende trainingen.
De plaat is als poster geprint en opgehangen. Op de poster staan ook QR codes geprint waarmee medewerkers direct bij de video of de podcast kunnen komen.

De content is ook te vinden in het leermanagement systeem van de William Schrikker. De video is gekoppeld in de leerlijn voor nieuwe medewerkers. Daarnaast kunnen de medewerkers het ook als losse essential terugvinden.  

De plaat wordt binnenkort omgevormd voor een soortgelijk proces voor jeugdbeschermers van een andere Gecertificeerde Instelling van Partners voor Jeugd (PvJ). PvJ is de overkoepelende organisatie boven William Schrikker en een aantal andere organisaties.

Reactie opdrachtgever

Petra Stienstra, Hoofd Leren en Ontwikkelen en Debbie Bijwaard, Senior Adviseur Expertisecentrum bij William Schrikker: Dit was voor onszelf ook een leerzame opdracht. Door samen met Let’s Learn! naar het proces te kijken, helpen zij ons om scherp te krijgen waar de lastige onderdelen zitten. Door vragen te stellen als buitenstaander wordt onze verborgen kennis expliciet. En dat is nodig om het goed aan anderen te kunnen uitleggen.

Verder lezen over toepassingen van microlearning in de Jeugdzorg?
Partners voor Jeugd implementeert nieuwe visie
Jeugdzorginstelling entrea lindenhout: microlearning MoreCare4(Opent in een nieuwe browsertab)
Jeugdbescherming Gelderland Arjen Brugman: voor essentials geldt Less=More