Geschatte leestijd: 7 minuten

In gesprek met Roos van der Sterre, Laurens

Als je werkt in een branche waarin het ‘Alle hens aan dek!’ is, is een goed onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers een must. Roos van der Sterre, medewerker Leren & Ontwikkelen bij Laurens is zich daar terdege van bewust. Want nieuwe medewerkers in de verpleeg- en thuiszorg moet je koesteren. “Je wilt niet alleen dat ze zich thuis voelen binnen je organisatie, maar tegelijkertijd ook dat ze goed landen in hun functie. Iets waar we bij Laurens 100 dagen voor uittrekken”, aldus Roos. We gingen met haar in gesprek over ‘Onboarden’. Wat houdt het in, hoe pakt Laurens dit aan en welke uitdagingen zijn er eigenlijk bij onboarden?

Zorgorganisatie Laurens

Duizenden ouderen in Rotterdam en omstreken vertrouwen dagelijks op de zorg van ruim 6.000 betrokken zorgprofessionals van Laurens. De organisatie biedt thuiszorg, revalidatie, verpleeghuiszorg en zorg in de laatste levensfase. Als Adviseur Leren & Ontwikkelen (L&O), is Roos het eerste aanspreekpunt voor ontwikkelvragen binnen het domein Thuiszorg. Daarnaast is ze ook betrokken bij Laurens brede projecten zoals het leiderschapsprogramma voor leidinggevenden èn het onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers.

Meerdere rollen binnen het onboardingprogramma

Roos is op verschillende manieren betrokken bij het onboardingsprogramma van Laurens. Samen met haar collega’s van L&O is ze verantwoordelijk voor de inhoud van het programma. Dat betekent dat ze zorgt dat de inhoud relevant blijft. “Op dit moment werken de thuiszorg en de verpleeghuiszorg bijvoorbeeld nog met een eigen type zorgdossier”, zo vertelt Roos. “Per april van dit jaar gaan beide disciplines echter werken met hetzelfde zorgdossier. Omdat dit gelijkgetrokken gaat worden, gaan we onze zorgdossiertrainingen binnen de onboarding hierop aanpassen. Dat zijn dingen waar we scherp op moeten zijn.” Daarnaast levert Roos een actieve bijdrage binnen het onboardingstraject van leidinggevenden, om de nieuwe leidinggevenden op weg te helpen binnen Laurens. En natuurlijk treft ze op haar eigen afdeling ook weleens een nieuwe directe collega, die ze met plezier wegwijs maakt.

Onboarden begint al vroeg bij Laurens

Als we Roos vragen naar haar definitie van ‘onboarden’ geeft ze aan: “Voor mij is onboarding dat je nieuwe medewerkers kennis laat maken met de organisatie, voorziet van de nodige informatie en dat je ze in de eerste maanden begeleidt en ondersteunt om goed te kunnen landen in hun nieuwe functie.” Dit onboarden doen ze bij Laurens over een periode van 100 dagen, bestaande uit 3 fases. Roos: “Nog voordat nieuwe medewerkers hun eerste werkdag bij ons hebben, begint fase 1 van het onboarden al. Na het ondertekenen van hun contract ontvangen ze van onze afdeling een mail met de eerste informatie over Laurens en een uitnodiging voor de onboardingsdagen.” Deze onboardingsdagen zijn afgestemd op de verschillende doelgroepen, zoals de medewerkers op de werkvloer of juist de leidinggevenden, maar ook op in welk domein medewerkers terecht komen.

Speciale onboardingsmedewerkers

Fase 2 bestaat uit de eerste werkweek, met 1 tot 2 onboardingsdagen en idealiter 3 werkdagen waarin de nieuwe medewerker boven formatief is ingepland op de werkvloer. “In fase 3 wordt de werknemer op de werkvloer verder ingewerkt, maar houden we de vinger aan de pols door verschillende contactmomenten met de nieuwe medewerkers.” Dit gebeurt door 2 onboardingmedewerkers binnen Laurens, die in elke fase van het onboardingsprogramma zichtbaar betrokken zijn. Ze fungeren als aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers en bellen iedere nieuwe medewerker in week 5, 9 en 13  van het onboardingtraject persoonlijk op. Roos vertelt verder: “Ze luisteren dan echt naar het verhaal van de nieuwe medewerker. Dat is arbeidsintensief, maar zorgt er ook voor dat we kunnen ingrijpen of bijsturen als het niet loopt zoals we willen.” Niet voor niks is het doel van Laurens zijn onboardingsprogramma om nieuwe medewerkers te boeien én te binden aan Laurens.

Intensieve onboardingsdagen

Om te boeien en te binden is keuzes maken binnen het onboardingsprogramma cruciaal. Zeker als het om de eerste onboardingsdagen van nieuwe werknemers gaat. Roos: “Deze dagen zijn een mix tussen direct nodige informatie zoals weten hoe de systemen werken, als luchtiger onderdelen zoals een escaperoom om elkaar te leren kennen en het samenwerken te bevorderen.” Om vertrouwd te raken met het DNA van de organisatie maakte Laurens samen met Let’s Learn! verschillende video’s en animaties om nieuwe medewerkers op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met Laurens. Deze informatie wordt afgewisseld met een bezoek van een van de bestuurders, die onder leiding van een dagvoorzitter met de nieuwe medewerkers in gesprek gaat. Iets wat erg gewaardeerd wordt en echt als bijzonder wordt ervaren, zo weet Roos te vertellen. Maar ook heel praktische zaken komen aan bod: de uitgifte van de apparaten van de medewerkers en hoe ze moeten inloggen. Zodat ze de dag erna op de werkvloer direct aan de slag kunnen. 

Scherp blijven op inhoud & niet alleen maar zenden

Deze onboardingdagen worden altijd erg positief ontvangen door de deelnemers. En omdat de medewerkers over de gehele organisatie uitzwermen, sijpelt het besef van dat succes ook de verschillende gelederen van Laurens binnen. L&O wordt dan ook regelmatig benaderd met ideeën van afdelingen of werkgroepen voor tijdens de onboardingsdagen. “Super dat ze hierin meedenken”, geeft Roos aan, “maar we blijven scherpe keuzes maken.” Zulke onboardingsdagen zijn namelijk erg intensief. En niet alles kan erin. Dus kijken Roos en haar collega’s naar wat voor de medewerkers echt belangrijk is om hun eerste dagen bij Laurens ‘te overleven’ en met plezier door te komen. En stoppen dat zo kort & krachtig mogelijk in de onboardingsdagen. Roos: “We willen die dagen niet alleen maar continue aan het zenden zijn. We willen juist ook graag horen wat de nieuwe medewerkers drijft, welke talenten ze meebrengen en waar ze van ‘aan’ gaan staan.

Onboarden en Microlearning

Microlearning is wat Roos betreft erg geschikt voor onboardingprogramma’s. Zo zijn er niet alleen video’s en animaties, maar geven ze medewerkers als naslagwerk ook een zakboekje mee en valt er tijdens de escaperoom ook het nodige te leren. “We willen nieuwe medewerkers niet direct overspoelen met te veel informatie. Daarom zetten we microlearning in. Om op een leuke manier echt tot de kern te komen”, aldus Roos. De microlearning video’s en -animaties uit de onboardingsdagen zijn altijd weer terug te vinden op een speciale ‘onboardings’ landingspagina van Laurens. Gedurende het inwerktraject worden nieuwe medewerkers hier ook regelmatig naar verwezen. Het is de perfecte plek om ook andere nuttige informatie beschikbaar te stellen, welke niet binnen de onboardingsdagen past. Zo hebben nieuwe medewerkers altijd alle nodige informatie snel bij de hand.

Ieder zijn eigen onboardingstraject

Roos is zich ervan bewust dat niet elk bedrijf of elke organisatie zo’n uitgebreid onboardingstraject heeft. Al is ze er wel trots op: “Zeker de belletjes naderhand werken erg goed. Gezien de tekorten in de zorg willen we goede medewerkers graag behouden. En door die persoonlijke gesprekken krijgen onze medewerkers de aandacht en waardering die ze verdienen.” En stiekem vloeit door die belletjes het onboardingsprogramma over in een leertraject. Want na het onboardingstraject van 100 dagen helpt Laurens hen om zich verder te ontwikkelen. Wat dat betreft raadt Roos elk bedrijf aan om werk te maken van een goede onboarding. Op die manier gun je een medewerker de tijd om de organisatie echt te leren kennen. En ze besluit: “Want pas wanneer je je als werknemer betrokken voelt bij je organisatie, ben je gemotiveerd om je uiterste best te doen voor de organisatie.”

Interview & tekst: Olga Helmer

Leer meer!

– Meer lezen over Onboarden en microlearning? Klik dan hier om verder te lezen.
– Hoe de ‘5 moments of need’ ingezet kunnen worden bij onboarden, ontdek je in onze infographic ‘Via onboarden naar de leerstand’.
– Ook voor mobiliteitsbedrijf Louwman werkten we aan hun onboardingsprogramma. Je leest er over in de case: onboarden bij Louwman.