Vraag van Laurens: 

We zijn bij Laurens ons verzuimportaal aan het aanpassen. Kunnen jullie ons helpen met filmpjes over hoe een leidinggevende met het portaal om moet gaan? De technische afronding loopt nu en er wordt een handleiding gemaakt. Kunnen jullie op basis van die handleiding aangeven of onze wensen realiseerbaar zijn en voor jullie uit te voeren?

Uitwerking

Samen met de opdrachtgever is de vraag geanalyseerd. Daarbij is bekeken wie de doelgroep is, nl de leidinggevende. Op basis van eerder gemaakte persona’s is vervolgens de handleiding bekeken. Daarna is de leerjourney uitgewerkt tot wat geleerd moet worden. De te leren zaken zijn door ons uitgewerkt tot afzonderlijke leerdoelen en te onthouden punten. De uitkomst van dit proces is met de opdrachtgever afgestemd.
Na deze fase zijn we gestart met het schrijven van scripts en voice over teksten. Voor ons was het spannend of de scripts zouden werken in de praktijk, omdat we als basis hiervoor alleen de handleiding hadden en geen demonstratie van het portaal. Gelukkig was de contactpersoon bij Laurens erg goed bekend met het systeem en was de handleiding gedetailleerd.

Tijdens de scriptfase schakelden we op een soepele manier met de projectleiders bij Laurens. Dit maakte dat we de voorbereidingen ondanks de vakantieperiode toch in de normale doorlooptijd konden afronden. De volgende fase in het project was het maken van de schermopnames en het inspreken van de voice over teksten. De schermopnames werden gemaakt door de software-consultant, waarbij we de voice over teksten als procesflow voor de opnames gebruikten. Daardoor hadden we een extra check op de logica van de video’s. Op een paar punten stelden we de voice over teksten bij.
Hierna werden de teksten ingesproken door onze stemacteur en gemonteerd onder de beelden. 
Na een reviewronde werden de video’s over het verzuimportaal opgeleverd. 

Oplossing

We hebben in totaal 8 video’s met schermopnames en 2 animaties gemaakt. De eerste animatie gaat over het nieuwe werkproces van verzuimbegeleiding. De tweede animatie legt uit hoe het triageconsult werkt, wanneer en hoe een leidinggevende dat kan inzetten.
De video’s zijn voorzien van een professionele voice-over die de leidinggevende meeneemt in het waarom (de animaties) en door de stappen die ze doen in het verzuimportaal.

Gebruik

De leidinggevenden hebben toegang tot het vernieuwde verzuimportaal. Daarnaast is de handleiding beschikbaar, met linkjes erin naar de animaties en video’s. De re-integratie adviseurs verwijzen bij vragen ook naar de video’s. En er zijn inloopuren georganiseerd voor leidinggevende die nog vragen hebben.

Reactie opdrachtgever

Mariska van Zelderen, HR Beleidsadviseur Arbeidsvoorwaarden bij Laurens: “ Onze samenwerking met Let’s Learn is erg prettig geweest. Het contact was goed, er was ruimte voor vragen en bijstelling en we ontvingen goed advies. Door het goede contact hebben we in een korte tijd en ondanks de drukke (vakantie)periode mooie, professionele video’s opgeleverd die goed worden ontvangen en gebruikt.“

Benieuwd naar andere cases waarbij we microlearnings maakten voor software? Lees dan hier over ons project voor de invoering van het roostersysteem bij zorginstelling Philadelphia. Daarbij werkten we ook met video’s.