Kortgeleden lanceerde we de nieuwe website van Let’s Learn! met daarop uitleg wat microlearning is. Daar kregen we flink wat reacties op. Allen positief, maar één reactie in het bijzonder bleef me bij. De reactie was: “Mooie site. Informatief en leerzaam. Complimenten voor ‘Dare to share’” Huh??? Waarom zou ik niet willen delen? Dat maakte dat ik me afvroeg waarom medewerkers hun kennis niet delen?
“We hebben een platform om kennis te delen, maar…”
En dan komt er altijd wel een reden. Wat is er toch aan de hand met kennisdelen? Werkt het leerplatform niet of zit het in de mensen zelf? Feit is dat maar weinig organisaties positieve ervaringen hebben met het gebruik ervan.
Kennis hebben is kennis delen geworden
Kennisdelen is wat we de hele dag door doen. We laten op sociale media reviews achter of delen een mening. Google is er blij mee. Maar als we het hebben over ons werk, dan is het ineens anders. Dan blijkt dat medewerkers hun kennis niet delen om anderen te laten leren. Waarom is dat? Waarom blijven we in ons werk zo vasthouden aan het volgen van trainingen en vragen bij onze managers en collega’s steeds opnieuw hoe het zit?
Kennis delen in werk
Het antwoord is simpel: kennis delen op het werk is niet vergelijkbaar met kennis delen in het dagelijkse leven. De technologie en het gevraagde gedrag lijken hetzelfde. Er zijn echter een paar factoren die maken dat kennis exclusief van medewerkers blijft. Terwijl actief delen wel te realiseren is. Maar het is niet zo simpel als we vaak denken. Zo zijn er wel vijf redenen waarom medewerkers hun kennis niet delen. Maar gelukkig zijn er ook oplossingen hiervoor.
1. Platforms om kennis te delen zijn geen werkplatforms
Sta eens stil bij het moment waarop je medewerkers vraagt om hun kennis te delen. Allereerst Wanneer vraag je ze om kennis te delen? We zeggen zo gemakkelijk dat kennis delen deel van je werk is, niet een extra taak. Het wordt echter zelden als een verantwoordelijkheid benoemd. Dat maakt dat alleen de communicatiemensen, experts en een paar anderen de moeite nemen om de tools te vullen met hun kennis. Want als delen niet deel is van het werk, doen mensen het niet.
Dan is er ook nog de vraag Waar willen we dat mensen hun kennis delen? Vaak is het een intranet of een speciaal sociale netwerk (Yammer etc). Dat heb je meestal niet bij de hand als je aan het werk bent. Wil je dat het echt gaat werken, dan is dat wel nodig. De meeste mensen werken met email als hoofdtool. En niet intranet, SharePoint, Yammer of Google Drive. Aanleveren van kennis kost dus meer moeite als dat we vooraf dachten.
2. Je hebt massa nodig
Wil je dan een platform gaat leven, dan moet je het leven in blazen. Dat is niet zo simpel, het vergt veel geduld. Vanuit ervaringen met sociale media weten we dat het pas vanzelf gaat lopen als er een aantal moderators actief zijn óf de groep van leden is groter dan 1000. Dat maakt dat alleen de grote bedrijven in Nederland een platform kunnen inzetten als ze 1000 mensen hebben die soortgelijke kennis zoeken. Het heeft namelijk geen zin als ik als één van een klein team steeds maar zie dat er niets nieuws voor mij te vinden is op het platform. Dan haak ik af. Daarnaast moet de content die op het platform staat precies het antwoord geven op mijn behoefte, het juiste niveau hebben en de juiste vorm. Je snapt dat het lastig is om het werkend te krijgen. Er zullen altijd aanjagers nodig zijn.
3. Veel platforms zijn ingericht als timeline
De meeste traditionele sociale netwerken zijn gebouwd om via een timeline content te delen. Dat is een ander uitgangspunt dan kennis opzoeken. Bij een timeline is de kennis niet snel te vinden, terwijl het wel gedeeld is. Natuurlijk zijn er platforms die speciaal ingericht zijn voor het opzoeken van kennis. Vaak stellen organisaties dan moderators of subject matter experts aan die de aangeleverde content controleren voordat het geplaatst wordt. Het effect is dat zij extra vragen stellen of niet aansluiten op het kennisniveau van de persoon die de kennis deelde. Dit tempert het enthousiasme bij de kennisdeler.
4. Kennis delen vereist een beetje structuur, maar niet teveel
Als je wel eens hebt gezocht op je intranet, dan heb je waarschijnlijk ervaren dat de zoekopdracht niets oplevert of oude content. De zoekmachine is lang zo efficiënt niet als Google, YouTube of Wikipedia. De meeste organisaties hebben dit niet goed georganiseerd, waardoor we teleurgesteld worden. Er lijkt geen middenweg tussen het vinden van veel bagger of niets. Structuur aanbrengen in content is dan ook een grote valkuil.
5. Waarom zouden ze kennis delen?
Als je alle argumenten goed bekijkt, dan komt het neer op motivatie en cultuur. En als er dan geen heldere verantwoordelijkheid is, dan gebeurt er niets. Het delen van kennis is niet simpel even te doen, je bent er niet verantwoordelijk voor, je wordt er niet extra voor gewaardeerd, en ga zo maar door. En als je het doet krijg je extra vragen en commentaar. Waarom zou je dan kennis delen?
Wat werkt
Er zijn manieren waarop het wel werkend te krijgen is. JD Dillon zijn ervaringen bewijzen dit. De tips waarmee hij medewerkers heeft geactiveerd om hun kennis te delen zijn:
- Start met vertrouwen. Kennisdelen gaat meer over de cultuur dan de technologie. Bedenk een strategie, verhoog het vertrouwen in je organisatie en benoem een aantal zaken.
- Breng kennisdelen dichter bij het werk. Help medewerkers tijdens hun werk om over het werk te praten. Selecteer technologie die beschikbaar is tijdens het werk.
- Selecteer just-in-time technologie. Zoeken en dan niets kunnen vinden werkt niet. Gebruik vooral technologie die lijkt op Wikipedia, YouTube of andere gangbare tool.
- Biedt een beetje ondersteuning. Het beschikbaar stellen van een tool alleen werkt niet. Je zult mensen moeten activeren. Werk daarom met ambassadeurs waarvan je weet dat ze actief meedoen.
- Maak ambassadeurs actief door de hulpvraag te benoemen. Als medewerkers weten dat ze met hun actie collega’s helpen zijn ze eerder geneigd om mee te werken.
- Herken en erken de bijdragen. Als medewerkers erkenning krijgen voor hun bijdragen zullen anderen aanhaken. Je creëert een olievlek. Maar let wel op dat je niet de man of vrouw die altijd een wit voetje wil halen als voorbeeld neemt. Dat werkt weer averechts.
- Zorg dat de managers meewerken. Als managers medewerkers motiveren en erkennen voor kennisdelen zul je zien dat het over is met medewerkers die hun kennis niet delen. Het is voor de manager ook makkelijker om teamleden verantwoordelijk te maken voor kennisdeling. En daarmee kunnen we het kennisdelen pas echt op gang brengen.
Geschreven door Helma van den Berg, microlearning expert
Wil je meer weten over Microlearning video? Lees dan de 7 toepassingen van microlearning video
Of wil je weten hoe Plato over leren dacht?
Of kun jij de gedachten van je lerenden lezen?
Inspiratiebron: 5 reasons your employees aren’t sharing their knowledge
Lezen wat redenen voor werkgevers zijn om met microlearning te werken? Klik hier.
Ook hebben we geschreven over de toepasbaarheid van 360VR.
